Iako su logističke kompanije, zbog prirodne dinamike njihovog poslovanja, verovatno najviše izloženi problemima u naplati svojih potraživanja i druge kompanije kao što su proizvođači, trgovci i distributeri takođe znaju da problemi u naplati potraživanja mogu da prouzrokuju ozbiljne i opasne probleme u poslovanju.
Zajedničko za sve ove kompanije je da rade sa više različitih dobavljača i kupaca. Kada su u pitanju srednje i velike kompanije pričamo o hiljadama faktura i stotinama ako ne i hiljadama klijenata.
Sigurno ste se do sada mnogo puta zapitali kako da predupredite probleme u naplati i sprečite nelojalne kupce da vam ugroze poslovanje. U ovom članku predstavićemo 7 jednostavnih načina kako da poboljšate naplatu potraživanja.
Sve počinje sa sa veoma savesnom i preciznom primenom zakona u svakom segmentu poslovanja. Svaka tužba protiv vaše kompanije koja proizilazi iz konflikta sa partnerima ili klijentima može da ugrozi vašu reputaciju i uslove koje dobijate od vaših logističkih partnera i dobavljača.
U današnje vreme, kada su informacije o bonitetima i tekućem poslovanju svake kompanije dostupne svima, ovakve situacije su posebno opasne i mogu da ugroze celokupno poslovanje pogotovo za male kompanije.
Srećom, postoje načini na koje možete unaprediti naplatu svojih potraživanja i uopšte nisu komplikovani koliko mislite.
Prenesite sve na papir
Teško da postoji važnija stvar u poslovanju od neophodnosti da sve svoje dogovore i ugovore sa dobavljačima i klijentima imate na papiru. Ogroman broj problema u naplati potraživanja ne bi nikada ni postojao da se kompanije drže ovog jednostavnog pravila. Usmeni dogovori nisu prihvatljivi ukoliko želite da osigruate naplatu svojih potraživanja.
Možda razmišljate o tome da sa određenim kupcima imate dugogodišnju saradnju i da do sada niste nikada imali problema pa kako sad odjednom da počnem da tražim od svojih klijenata sve narudžbine pisanim putem. Međutim, upravo to je pogrešan stav koji mnoge kompanije i nesavesni pojedinci zloupotrebljavaju. Imati sve u pisanoj formi ne znači ugrožavati postojeće odnose sa klijentima već naprotiv, znači podići ozbiljnost u poslovanju i jasno definisati sve relevatne činjenice i faktore. Time pre svega osiguravate da svaki sledeći korak u saradnji bude jasniji i predvidljiviji za sve.
Kada imate sve na papiru, sve strane u poslovnom odnosu imaju koristi od jasno definisanog pravnog odnosa sa specificiranim rešenjima za sve moguće probleme koji mogu nastati. Ovaj jednostavan korak može da vas zaštiti od komplikovanih pravnih problema i uništavanja odnosa koje imate sa svojim kupcima.
Budite ažurni u dostavljanju računa i dokumentacije
Razmišljajte sa privatnog aspekta: da li je lakše platiti neočekivani račun ili račune koje dobijate svakog meseca redovno i čije plaćanje možete unapred da predvidite i planirate? Očigledno je da je redovne račune lakše platiti upravo zbog predvidivosti. Isti princip važi i za naplatu računa u poslovanju.
Zbog toga, kad god je moguće osigurajte da račune i prateću dokumentaciju šaljete na vreme i u predvidivim intervalima. Pored toga što na taj način olakšavate vašim klijentima planiranje to predstavlja i jedan oblik ozbiljnosti i ljubaznosti.
Procenite bonitet svojih klijenata
Poslovni bonitet vaših klijenata ima veoma veliki značaj za vaše poslovanje i vaše odnose sa njima. Ovaj faktor uvek treba imati na umu kada razmišljate o uslovima plaćanja koje ćete dati vašim klijentima. Koliki period odloženog plaćanja ćete dati nekome ali i za koji iznos? Imajte na umu da banke uvek procenjuju bonitet kompanija prilikom donošenja njihvih odluka pa zašto ne biste učili od najboljih. Nudeći odloženo plaćanje i veći iznos kredita samo onim klijentima koji su dokazali svoju sposobnost i odgovornost će povećati efikasnost vaše naplate ali i vašu sopstvenu likvidnost.
Dajte sve od sebe da naplatite potraživanja od nesavesnih klijenata
Za ovaj proces veoma je važan prvi korak – imati sve na papiru. Umesto da sedite i pitate se kada da počnete da zovete vaše klijente u vezi sa kašnjenjem u plaćanju, potrebno je da na papiru imate definisane sva rešenja za sve moguće probleme koji mogu nastati pa samim tim i za slučaj kašnjenja u plaćanju.
Pored toga, treba da probate da ih kontaktirate redovno kako biste im na ljubazan način skrenuli pažnju na kašnjenje u plaćanju. Cilj je pronaći najbolji ton za komunikaciju kako nebiste ugrozili postojeće odnose sa vašim kupcima dok istovremeno jasno stavljate do znanja da treba da vam plate zaostale račune u što kraćem roku.
Nemojte dozvoliti da rasprava izgubi kontrolu
Svaki oblik rasprave i sukoba može ugroziti ne samo vaš odnos sa kupcima već i dovesti do nepotrebnih troškova i pravnih problema što je potrebno izbeći po svaku cenu. Najbolje je probleme rešavati brzo i profesionalno a ponekad čak i ponuditi određene pogodnosti kao kompenzaciju. Naravno i u ovom slučaju veoma je važno sve staviti na papir.
Ne ustručavajte se da angažujete advokata
Dobar advokat je obavezan kao i ugovor u pisanoj formi.
Strah od angažovanja advokata je, da budemo iskreni, amaterska greška. Advokati služe da vam pomognu kako bi osigurali da svi učesnici poštuju dogovor i zakon u svom poslovanju. Ukoliko dođe do problema, dobar pravni savet može da vam pomogne mnogo više od svih drugih aktivnosti i da razreši konflikt na najbolji mogući način i sa najmanje posledica po vaše poslovanje. Zbog toga se nemojte plašiti da pozovete adokata kada dođe do problema ili situacija to zahteva.
Emocijama nije mesto u poslovanju
Lični odnosi sa klijentima su najčešće glavni razlog zašto se izbegavaju pisani ugovori prilikom sklapanja poslovnih aranžmana. Međutim, ovo veoma lako može da dovede do zabune i frustracija kada je potrebno pronaći rešenje za probleme koji su nastali upravo zbog nedostatka pisane forme. Zbog toga najbolji način da se izbegnu emocije jeste upravo obezbediti da se poslovni dogovor stavi na papir i da se u njemu predvide svi mogući problemi i unapred definišu rešenja i posledice. Zapamtite, za poslovanje, poslovni i profesionalni odnos je mnogo značajniji ličnog odnosa koji imate sa svojim klijentima.
Zaključak – Budite jasni i odlučni
Ako postoji nešto zajendičko svim ovim procesima jeste upravo potreba da u poslovanju budete odlučni i jasni. Ovo će osigurati da poslove realizujete lakše od početka do kraja. Kada se sve radi kako treba, dobra komunikacija donosi koristi svima, kako vama tako i vašim klijentima.
Zbog svega navedenog, počnite da savesno i odgovorno primenjujete ove korakte u svom poslovanju kako biste unapredili naplatu svojih potraživanja.
